Kebijakan Privasi

01Data yang kami proses

HRIS adalah sumber data kepegawaian tunggal kementerian. Data yang diproses meliputi:

• Data identitas dan kontak — nama dan gelar, NIP, NIK beserta dokumen KTP, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, alamat, nomor telepon, alamat email kedinasan, dan foto profil.
• Data kepegawaian — status dan kategori pegawai, riwayat CPNS/PNS, golongan dan pangkat, jabatan, unit kerja, pendidikan, diklat, penilaian kinerja (SKP), dan nilai talenta.
• Data keluarga — identitas pasangan, anak, dan orang tua, termasuk data anak.
• Data keuangan pribadi — nomor rekening bank, NPWP, nomor BPJS, Taspen, dan Karsu/Karis beserta dokumennya, serta hasil perhitungan tunjangan kinerja dan uang makan.
• Data kehadiran dan cuti — rekap presensi, permohonan cuti, persetujuan, saldo cuti, dan lampirannya. Lampiran cuti sakit dapat memuat keterangan kesehatan.
• Berkas dan dokumen — SK, ijazah, sertifikat, serta dokumen lain yang Anda unggah atau yang ditarik dari SIASN BKN.
• Data akun dan teknis — identitas akun SSO, sesi login, alamat IP untuk tautan akses dari luar jaringan kantor, catatan akses data pegawai, log aplikasi tanpa isi formulir, dan data penggunaan halaman.

02Sumber data

• Anda sendiri, melalui pengisian dan pemutakhiran data mandiri (self-service).
• Sistem Informasi ASN (SIASN) Badan Kepegawaian Negara, yang disinkronkan secara berkala sebagai master data kepegawaian ASN.
• Pengelola kepegawaian di lingkungan Kemenko Infra, misalnya saat penerimaan pegawai, validasi data, atau penetapan keputusan.
• Sistem internal kementerian, seperti rekap presensi dari Core Kemenko Infra dan hasil e-Kinerja BKN.

03Tujuan penggunaan

Data diproses untuk pelaksanaan manajemen ASN di Kemenko Infra, yaitu:

• mengelola profil, riwayat, dan daftar riwayat hidup pegawai;
• menyinkronkan dan memutakhirkan data kepegawaian dengan SIASN BKN;
• memproses permohonan dan persetujuan cuti;
• menghitung tunjangan kinerja dan uang makan, serta menerbitkan slip pembayaran;
• menyusun peta jabatan, struktur organisasi, dan direktori pegawai;
• menyediakan data kepegawaian yang diperlukan aplikasi internal kementerian lain; dan
• mengatur hak akses, mencatat jejak audit, serta menjaga keamanan dan keandalan aplikasi.

04Dasar pemrosesan

Data diproses untuk memenuhi kewajiban hukum dan menjalankan kewenangan instansi di bidang manajemen ASN sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan kepegawaian, dengan memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Kami tidak menjual atau memperdagangkan data pribadi.

05Pembagian data

Data hanya dibagikan sebatas yang diperlukan untuk tujuan di atas:

• Badan Kepegawaian Negara, melalui SIASN, untuk sinkronisasi dan pemutakhiran data ASN.
• Aplikasi internal Kemenko Infra, seperti Core Kemenko Infra, aplikasi keuangan, layanan, portal reformasi birokrasi, dan pengelolaan barang milik negara. Setiap aplikasi hanya menerima kolom yang diizinkan untuknya, melalui antarmuka baca-saja yang setiap penggunaannya tercatat.
• Penyedia layanan pendukung, seperti layanan autentikasi akun instansi, email, dan peta untuk pengisian alamat, sebatas untuk menjalankan fungsi aplikasi.
• Pihak lain apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

06Klasifikasi dan pembatasan akses

Setiap kolom data pegawai diklasifikasikan sebagai terbuka, terbatas, atau tertutup mengikuti klasifikasi data sesuai risiko dalam Peraturan Menteri Komunikasi dan Digital Nomor 5 Tahun 2025. Data tertutup, seperti NIK, alamat lengkap, NPWP, dan BPJS, hanya dapat dibuka setelah permintaan akses disetujui.

Hak akses diberikan menurut peran dan lingkup unit kerja. Setiap akses ke data pegawai lain dicatat, dan Anda menerima pemberitahuan ketika data terbatas atau tertutup milik Anda dibuka atau diminta oleh pihak lain.

07Penyimpanan dan keamanan

Data disimpan pada server dan penyimpanan berkas yang dikelola Kemenko Infra. Akses memerlukan login akun instansi (SSO). Dari luar jaringan kantor, akses memerlukan tautan verifikasi yang dikirim ke email kedinasan dan berlaku terbatas untuk alamat IP tersebut.

Data yang sensitif dienkripsi saat disimpan dan saat dikirim antara server dan peramban. Log aplikasi tidak mencatat isi formulir maupun parameter yang memuat data pribadi. Jejak audit dibuat tidak dapat diubah. Tidak ada sistem yang dapat menjamin keamanan secara mutlak.

08Retensi data

• Data kepegawaian adalah arsip kedinasan dan disimpan sesuai Jadwal Retensi Arsip. Pegawai yang keluar tidak dihapus: statusnya menjadi tidak aktif, datanya disimpan dalam mode baca-saja, dan akses login dicabut.
• Jejak audit perubahan data, kewenangan, dan penggunaan antarmuka data disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun.
• Catatan akses data pegawai disimpan 1 tahun.
• Log aplikasi terpusat disimpan sekitar 7 hari, dan cadangan basis data disimpan 7 hari.

09Cookie dan analitik

Aplikasi menggunakan cookie yang diperlukan untuk menjaga sesi login dan keamanan. Kami juga dapat mencatat halaman yang dibuka, terkait dengan akun Anda, untuk memahami penggunaan dan memperbaiki aplikasi. Kami tidak menggunakan cookie iklan.

10Hak Anda

Anda dapat melihat data kepegawaian Anda sendiri di HRIS, memperbaikinya melalui menu pemutakhiran data, dan meminta informasi tentang pemrosesan data Anda. Data yang bersumber dari SIASN diperbaiki melalui mekanisme pemutakhiran BKN.

Permintaan penghapusan atau pembatasan pemrosesan dapat dibatasi apabila data tersebut wajib disimpan sebagai arsip kepegawaian atau diperlukan untuk kewajiban hukum lainnya.

11Kontak

Pertanyaan, permintaan, atau laporan terkait data pribadi di HRIS dapat disampaikan kepada pengelola kepegawaian dan pengelola HRIS di lingkungan Kementerian Koordinator Bidang Infrastruktur dan Pembangunan Kewilayahan.

12Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui mengikuti perubahan fitur aplikasi atau peraturan. Perubahan akan ditampilkan pada halaman ini dengan tanggal pembaruan yang baru.